Visa beantragen – Augen zu und durch

Ein kurzer Leitfaden um einen Visa-Antrag stressfrei zu überstehen.

Visa beantragen wird kein Hobby von mir werden, aber ist doch ein notwendiges Übel um diese geheimnisvollen Länder erkunden zu können. Aus diesem Grund versuchte ich vom ersten Schritt an zu vereinfachen und zu optimieren. Ein kleiner Fehler oder eine “Unaufmerksamkeit”, kann dem Vorhaben schon einige Tage kosten.

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  1. Botschaftsseite konsultieren
  2. Nötige Schritte in OmniFocus ToDo-Liste aufnehmen
  3. Antragsformular und sonstige Dokument in ein Evernote Notizbuch legen
  4. Arbeitsmappe für bereits vorhandene Papier-Dokumente anlegen
  5. Ablauf in OmniFocus verfolgen und dokumentieren

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Um den Überblick nicht zu verlieren, habe ich mir ein persönliches Visa-Einholungs-System aufgebaut, bestehend aus folgenden Elementen:

  • Physische Ablagemappe für den Papierkram
  • Evernote-Ordner für die digitalen Notizen
  • OmniFocus To-Do Liste für die nötigen Schritte

Als erstes geht es aber immer auf die Seite der Botschaft. Irgendwo darauf findet sich sicher auch ein Link zu den Visa-Bestimmungen. Da muss man schon mal etwas suchen. Im Falle von Belarus unter “Konsularangelegenheiten” zu finden.

OmniFocus Projekt "Visa Belarus"
OmniFocus Projekt “Visa Belarus”

Die Liste der erforderlichen Dokumente und Schritte übertrage ich dann inkl. Link zu den Angaben in ein OmniFocus-Projekt. Diese Ergänze ich dann mit den einzelnen Schritte, die zusätzliche noch anfallen.

Zum Glück haben die viele Botschaften für die Visa-Anträge auf PDF-Formulare umgestellt. Das leere PDF landet bei mir direkt in Evernote und wirst erst dann in PDFpenPro geöffnet. So synchronisiert Evernote bei jeder Änderung am Dokument und ich weiss, dass ich überall auf meine Unterlagen zugriff habe. Noch zuhause in der Schweiz ist das noch nicht so wichtig, aber unterwegs ist es elementar von jedem Internet-Café aus, Zugriff auf meine Dokumente zu haben.

Evernote Visa Notizbuch
Evernote Visa Notizbuch

Auch alle zusätzlichen Dokumente kopiere ich jeweils in den Visa Ordner auf Evernote. Evernote hat dafür im Kontextmenu einen Befehl “In Notizbuch kopieren” erstellen. So habe ich z.B. direkt Zugriff auf die Kopie des Russlands-Visums im Belarus Ordner haben, ohne lange suchen zu müssen.

Ausserdem habe ich schon ein halbes Dutzend an mich adressierte Umschläge vorbereitet. Die liegen mit den nötigen Briefmarken in der physischen Arbeitsmappe.

Wenn dann alles bereit ist, kann ich einfach alle nötigen Dokumente ausdrucken, unterschreiben, Foto kleben und wegschicken.

Evernote Travel Ordner
Evernote Travel Ordner
Jetzt kann ich in OmniFocus die erledigten Punkte abhaken, Erinnerungen setzen und schon mit den Vorbereitungen für das nächsten Visum beginnen. Brauche ich noch Briefmarken? Muss ich noch Passfotos nachmachen lassen? Was sind die Bestimmungen für Land X? Viel Spass!

Published by

Ruggero De Pellegrini

PHOTOGRAPHER, DEVELOPER & INDIVIDUALIST

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